Une livraison de traiteur se décide généralement dans les vingt-quatre heures qui précèdent son départ de la cuisine. Lorsque le chauffeur prend la route, la plupart des choses qui pourraient mal tourner ont déjà été réglées, dans un sens ou dans l'autre : la bonne personne attend-elle la commande, les aliments sont-ils emballés pour arriver à la bonne température, quelqu'un sait-il quelle porte utiliser.
Voici une liste de vérification bâtie autour de cette journée. Elle s'adresse aux traiteurs, aux restaurants qui font du service traiteur et aux entreprises de lunchs de bureau, et elle est faite pour être imprimée et utilisée.
En bref
- Une seule fiche de commande, avec une personne-ressource nommée sur place, une heure d'arrivée et une heure « prêt à servir » distincte.
- Les articles chauds et froids emballés séparément, étiquetés avec le contenu et les allergènes.
- Le départ calculé à rebours à partir de l'heure « prêt à servir », avec une marge.
- Une photo à la remise, et un plan pour récupérer le matériel ensuite.
La fiche de commande : huit champs que chaque livraison exige
La plupart des ratés de traiteur remontent à quelque chose que quelqu'un en cuisine savait et qui n'a pas été écrit pour la personne qui conduit. Une fiche unique, remplie avant l'emballage de la commande, en règle la plupart.
| Champ | Pourquoi c'est important | Exemple |
|---|---|---|
| Début de l'événement et heure « prêt à servir » | Ce sont deux heures différentes. Les aliments doivent être disposés avant l'arrivée des invités, pas à leur arrivée. | Événement à 12 h; prêt à servir à 11 h 30 |
| Heure d'arrivée convenue | Une heure, pas une plage. C'est ce autour de quoi la tournée est bâtie. | Arrivée à 11 h 15 |
| Adresse exacte et entrée | Les grands lieux ont plusieurs portes. La mauvaise coûte dix minutes. | Porte de chargement arrière sur la ruelle; sonner chez Dubois |
| Stationnement et règles de l'immeuble | Bien des immeubles exigent une réservation pour l'ascenseur ou le quai. Voyez livrer à Montréal. | Ascenseur de service réservé de 11 h à 11 h 30 |
| Personne-ressource nommée sur place et téléphone | La personne qui répondra et qui peut accepter la commande. | Marie Dubois, 514 555-0100 |
| Nombre de convives et liste des articles | Ce que le chauffeur vérifie à la porte. | 24 convives; 6 plateaux, 2 bacs chauds, 1 boîte de desserts |
| Étiquettes alimentaires et allergènes | Sur la fiche de commande et sur chaque emballage. | Plateau végétarien identifié; dessert sans noix identifié |
| Matériel à récupérer | Réchauds, plateaux, contenants : ce qui retourne, et quand. | Récupération à 14 h; laisser sur le quai de chargement |
La liste de vérification, de 24 heures avant jusqu'à la table
- 24 heures avant : tout confirmer avec le client.Nombre de convives, heure de début, heure « prêt à servir », adresse et entrée. Demandez qui accueillera le chauffeur et obtenez un numéro de téléphone auquel on répond. Confirmez les règles de l'immeuble. Envoyez la fiche de commande à la personne qui livre.
- La veille au soir : préparer et étiqueter.Étiquetez chaque emballage avec le contenu, les allergènes et toute note de réchauffage ou de service. Une étiquette « végétarien, sans noix » sur une boîte vaut mieux qu'une discussion à la porte.
- Le matin : emballer selon la température.Emballez les articles chauds et froids séparément, et dites au service de messagerie lesquels sont lesquels pour que le froid ne soit pas sur le chaud. Gardez les articles droits et à niveau. Mettez les plus fragiles dessus, pas dessous.
- Deux heures avant : confirmer de nouveau.Un court message ou appel à la personne-ressource sur place : toujours d'accord? Même entrée? Changement du nombre de convives? Vérifiez la circulation, la météo et les travaux routiers, car un trajet du centre-ville dégagé à 8 h peut ne plus l'être à 11 h. Les conditions hivernales ajoutent du temps et de la prudence.
- Avant le départ : calculer l'heure de départ.Partez de l'heure « prêt à servir » et soustrayez la marge d'arrivée, la durée du trajet et une marge de manœuvre. L'exemple chiffré ci-dessous montre le calcul.
- À la porte : remettre et vérifier.Le chauffeur remet la commande à la personne-ressource nommée et la vérifie à l'aide de la fiche. Une photo à la remise consigne où et quand. Les deux sont rapides et protègent le traiteur en cas de question ultérieure.
- Ensuite : récupérer le matériel.Convenez d'une heure et d'un endroit avant l'événement, pas après. Le trajet de retour est un ramassage comme un autre, et les retours fonctionnent mieux quand le ramassage est planifié.
Un exemple chiffré
Un client tient un événement à midi et a besoin que les aliments soient disposés à 11 h 30. Le lieu est à 35 minutes de route. Vous voulez que le chauffeur arrive 15 minutes avant l'heure « prêt à servir », pour que les aliments puissent être transportés et disposés. L'arrivée est donc à 11 h 15. Soustrayez 35 minutes de route : la camionnette doit partir à 10 h 40. Ajoutez une marge de 15 minutes pour la circulation et le stationnement : le départ est à 10 h 25.
Température et temps
La directive canadienne couramment citée est de garder les aliments froids à 4 °C ou moins et les aliments chauds à 60 °C ou plus, et de limiter à moins de deux heures au total le temps que les aliments périssables passent entre les deux. L'intervalle entre la porte de la cuisine et la table fait partie de ce temps, et un long trajet ou une remise lente le consomme. Votre propre plan de salubrité et les conditions de votre permis fixent les règles de votre entreprise, et au Québec, le MAPAQ est l'autorité à consulter.
Concrètement, cela plaide pour une tournée serrée pour les commandes de traiteur, les aliments les plus sensibles au temps étant traités en premier, et pour un service de messagerie à qui l'on a dit de quels articles il s'agit. Pourquoi les traiteurs ont besoin d'un partenaire de livraison dédié explique pourquoi les réseaux de livraison généraux ne sont souvent pas conçus pour cela.
Quand quelque chose tourne mal
- La personne-ressource ne répond pas. Convenez d'avance du temps d'attente du chauffeur, de la personne à appeler ensuite et du moment où la commande est remise à la réception.
- Le lieu a changé. Un changement d'adresse de dernière minute est le problème sérieux le plus courant. Une confirmation deux heures avant en attrape la plupart.
- Le nombre de convives a changé. La fiche de commande et la quantité livrée devraient être vérifiées ensemble à la porte, pour qu'un manque soit connu quand il est encore possible d'y remédier.
- Le client veut changer l'heure. Décidez qui peut l'approuver, et informez la tournée dès que c'est convenu. Les livraisons à heure fixe ne se plient pas facilement; voyez comment les plages horaires façonnent une tournée.
Si vous fournissez aussi des événements, bon nombre des mêmes étapes s'appliquent, avec la complication supplémentaire que les équipes de montage et les invités partagent le même échéancier.
Vous faites des livraisons de traiteur selon un horaire? Dites-nous vos heures habituelles, vos adresses et vos volumes en demandant une soumission, et nous planifierons les tournées en conséquence.