La Saint-Valentin et la fête des Mères : un compte à rebours de quatre semaines pour les fleuristes

Pour un fleuriste, deux dates font l'essentiel du travail. La Saint-Valentin est fixée au 14 février. La fête des Mères bouge : elle tombe le deuxième dimanche de mai. Ces jours-là, presque toutes les commandes sont pour la même journée, une bonne partie sont souhaitées dans les mêmes quelques heures, et le produit commence à se détériorer dès qu'il quitte la chambre froide. C'est un problème de livraison sans presque aucune marge.

Voici un compte à rebours, en remontant à partir du jour J. Il suppose que vous faites appel à un service de messagerie pour une partie ou la totalité du volume, et il est bâti autour des questions qu'on règle souvent trop tard.

Pourquoi les jours de pointe se comportent autrement

Un mardi ordinaire, les livraisons d'un fleuriste s'égrènent au fil de la journée, et un retard est absorbé par la commande suivante. Un jour de fête, les mêmes trajets sont tous promis pour la même plage, et la capacité s'épuise à un endroit précis : le ramassage. Un service de messagerie ne peut collecter qu'un certain nombre de commandes dans un court créneau, et une tournée ne peut contenir qu'un certain nombre d'arrangements. Si l'une ou l'autre limite est atteinte, le reste glisse, et il n'y a pas de « plus tard dans la journée » où glisser.

C'est pourquoi le compte à rebours commence quatre semaines avant. Presque tout ce qui tourne mal le jour J a été décidé, ou non, dans les semaines qui précèdent.

Le compte à rebours de quatre semaines

1. Quatre semaines avant : prévoir et réserver.Regardez les commandes de l'an dernier pour la même journée et ajoutez ce que vous attendez d'un nouveau canal. Passez vos commandes aux fournisseurs en fonction de ce chiffre. Parlez ensuite à votre service de messagerie : donnez une fourchette de commandes par jour, les quartiers visés et le créneau où vous les aurez prêtes. Demandez si l'on peut ajouter des courses le jour de pointe, et avec quel préavis. La planification de la haute saison décrit à quoi ressemble une bonne version de cette conversation.
2. Trois semaines avant : corriger le formulaire de commande.Ouvrez les précommandes et servez-vous-en pour recueillir des données plus propres. Demandez l'adresse du destinataire dans des champs distincts, avec le logement; s'il sera chez lui ou au travail; si c'est une surprise; et si le service de messagerie peut laisser l'arrangement à la réception ou chez un voisin. Chaque réponse prévient une tentative manquée, et les livraisons manquées explique pourquoi.
3. Deux semaines avant : fixer l'heure limite et la publier.Remontez à partir du créneau de livraison jusqu'à une heure limite que vous pouvez tenir. Un fleuriste qui accepte des commandes jusqu'à midi pour une livraison qui doit partir à 11 h a promis quelque chose d'impossible. Comment fixer une heure limite présente le calcul. Publiez des dates limites de commande, dans les deux langues, là où le client décide.
4. Une semaine avant : construire et tester.Regroupez les commandes que vous avez par secteur, attribuez des plages et faites un essai d'emballage : le plus gros arrangement dans sa boîte de livraison, avec le vase et la carte, vérifié pour la stabilité sur un plateau incliné. Confirmez l'heure de ramassage par écrit et convenez de ce qui arrive si la météo change le plan.
5. Le jour J : serrer la vis.Ayez les commandes prêtes dans l'ordre, avec les notes de livraison et les étiquettes vérifiées. Remettez au service de messagerie les commandes les plus urgentes et les plus fragiles en premier. Gardez une courte liste de personnes-ressources pour la journée. N'acceptez pas de commandes tardives que vous ne pouvez pas faire partir.

Février n'est pas mai

Les deux dates présentent des problèmes opposés, et un plan copié de l'une à l'autre a tendance à échouer.

Le destinataire qui n'est pas à la maison

Les fleurs ont ceci de particulier parmi les livraisons : la personne qui commande et celle qui reçoit sont généralement deux personnes différentes. L'expéditeur connaît les habitudes du destinataire; le fleuriste et le service de messagerie, non. Si la livraison est une surprise, appeler d'avance en détruit l'intérêt, et laisser l'arrangement dehors peut détruire les fleurs.

La solution est de poser à l'expéditeur, au moment de la commande, trois courtes questions. Où le destinataire sera-t-il à cette heure de la journée? Peut-on laisser l'arrangement à la réception, chez un voisin ou auprès d'un concierge? Et si personne ne peut le prendre, que faire : une deuxième tentative plus tard le même jour, ou un autre jour? Une règle convenue avant le jour J s'applique en quelques secondes. Une règle inventée à la porte prend des minutes et se termine généralement par un appel à l'expéditeur.

Montrer à l'expéditeur ce qui s'est passé

Un expéditeur qui a payé des fleurs veut savoir qu'elles sont arrivées, et le savoir rapidement. Une photo de livraison, envoyée à l'expéditeur avec la confirmation, répond à la question avant que l'appel commence. Elle protège aussi le fleuriste si un destinataire dit plus tard n'avoir rien reçu. Ce que les fleuristes devraient chercher chez un partenaire de messagerie explique pourquoi le suivi et la confirmation comptent autant que la rapidité.

Le lendemain

Notez ce qui s'est passé pendant que les détails sont frais : quels créneaux se sont remplis en premier, quelles commandes ont été en retard et pourquoi, quelles adresses ont causé des ennuis. La prévision de l'an prochain, et la prochaine conversation avec votre service de messagerie, s'en porteront mieux. Si vous vendez aussi à des événements ou gérez des comptes d'entreprise, les mêmes notes y seront utiles.