Une entente de livraison à long terme devrait préciser ce qui est livré et où, ce que signifie « à temps », comment le prix est établi et quand il peut changer, qui est responsable quand quelque chose tourne mal et comment chaque partie peut y mettre fin. Bien rédigée, elle est une carte partagée. Rédigée de façon floue, c'est un litige en attente.
Une liste de contrôle pratique, pas un avis juridique
Il s'agit d'une liste de contrôle en langage clair pour la discussion d'affaires avec une messagerie. Faites réviser l'entente finale par un avocat avant de la signer.
En bref
- Définissez le travail (trajet, arrêts, jours, plages, manutention) avant de parler du prix.
- Définissez « à temps », ainsi que la façon de le mesurer et d'en faire rapport.
- Chiffrez le volume que vous prévoyez, et notez comment fonctionnent les pointes, les suppléments et les révisions.
- Dites qui est responsable des dommages, des pertes et des retards, et comment se fait une réclamation.
- Fixez la durée, le renouvellement et le préavis pour les deux parties, avec un point de révision à mi-parcours.
Commencez par le travail, pas par le prix
La plupart des différends liés aux ententes de livraison sont en réalité des désaccords sur ce qu'était le travail. Précisez-le d'abord : le point et les heures de ramassage, les arrêts ou le territoire de livraison, les jours, les plages, ce qui est transporté et comment cela doit être manipulé. Une fois cela clair, le prix et les niveaux de service ont quelque chose à quoi se rattacher.
Les douze clauses à vérifier
| Clause | La question à laquelle elle répond | Une version floue ressemble à | Une version claire ressemble à |
|---|---|---|---|
| 1. Portée | Qu'est-ce qui est livré, de quel endroit, vers quel endroit? | « Services de livraison selon les besoins. » | Point et heures de ramassage, arrêts ou territoire, jours, plages et besoins de manutention. |
| 2. Niveaux de service | Qu'est-ce qui compte comme « à temps », et comment le mesure-t-on? | « Efforts raisonnables pour livrer rapidement. » | Une plage définie par arrêt, une méthode de mesure et un rapport régulier. Voyez les indicateurs du dernier kilomètre. |
| 3. Volume et pointes | Quel volume est attendu, et que se passe-t-il s'il change? | Aucune mention du volume. | Une fourchette attendue, le traitement des arrêts supplémentaires et l'annonce des pointes à l'avance. |
| 4. Structure de prix | Comment le prix est-il établi? | Un seul montant, sans détail. | Une base, une partie variable, des minimums et ce qui est inclus. Voyez comment est tarifée la livraison. |
| 5. Suppléments | Qu'est-ce qui déclenche des frais additionnels? | « Des frais additionnels peuvent s'appliquer. » | Une liste (temps d'attente, nouvelles tentatives, travail hors des heures normales, articles surdimensionnés) et le calcul de chacun. |
| 6. Révision du prix | Quand et comment le prix peut-il changer? | « Tarifs sujets à changement. » | Une date ou un déclencheur de révision, un préavis et la base de toute modification. |
| 7. Durée et renouvellement | Combien de temps dure-t-elle, et que se passe-t-il à la fin? | Un renouvellement automatique enfoui dans les petits caractères. | Une durée indiquée, une règle de renouvellement et le préavis nécessaire pour l'arrêter. |
| 8. Sortie | Comment chaque partie peut-elle y mettre fin? | Résiliation « à la discrétion de la messagerie ». | Un préavis pour les deux parties, la résiliation pour motif et une courte période de transition. |
| 9. Responsabilité | Qui est responsable des dommages, des pertes et des retards? | Le silence, ou une exclusion générale. | Qui est responsable, toute limite liée à la valeur déclarée, le délai de réclamation et la marche à suivre. Voyez les livraisons endommagées ou perdues. |
| 10. Preuve et rapports | Quelle preuve de livraison et quels rapports recevez-vous? | « Preuve disponible sur demande. » | Une photo et l'heure à chaque remise, visibles pour vous, plus un rapport selon un calendrier fixe. Voyez la preuve de livraison. |
| 11. Personnel et accès | Qui fait le trajet, et comment l'accès est-il géré? | Aucune mention de remplaçants. | Un chauffeur régulier dans la mesure du possible, ce qui se passe quand il est absent, et la gestion des codes et des clés. |
| 12. Communication et données | À qui téléphoner, et comment les données des clients sont-elles traitées? | Une boîte courriel générale. | Un contact nommé à la répartition, une procédure d'escalade, et l'utilisation et la protection des renseignements sur les clients. |
Niveaux de service : définissez « à temps » avant de le mesurer
« À temps » n'est utile que si les deux parties entendent la même chose par là. Décidez si cela signifie à l'intérieur de la plage de livraison, avant la fin de la journée ou à une heure promise. Décidez comment sont comptés les échecs imputables au client, par exemple personne à la maison ou mauvaise adresse. Puis convenez de la façon d'en faire rapport : à quelle fréquence, sous quelle forme et qui le lit. Sans cela, un chiffre mensuel peut cacher une mauvaise semaine.
Volume, pointes et prix qui en découle
Prix et volume sont liés. Un trajet tarifé pour un volume stable fonctionne tant que le volume l'est, et l'entente devrait donc dire ce qui se passe quand il ne l'est plus. Parmi les approches courantes : un palier de volume avec un prix de base à l'intérieur, un tarif pour les arrêts au-delà du palier, et une façon convenue de planifier les pointes connues, comme la saison de septembre à janvier. Notez quand vous préviendrez la messagerie d'une pointe, et combien de temps à l'avance.
La responsabilité quand quelque chose tourne mal
C'est la clause que la plupart des gens sautent jusqu'au jour où ils en ont besoin. Elle devrait dire qui est responsable des dommages, des pertes et des retards, s'il existe une limite liée à la valeur déclarée des marchandises, dans quel délai une réclamation doit être faite et quelles preuves sont nécessaires. Quand une livraison est endommagée ou perdue explique le fonctionnement des réclamations et comment s'y préparer. Si vous expédiez des marchandises de grande valeur, vérifiez aussi votre propre assurance.
Durée, renouvellement et sortie
Une durée donne à la messagerie la confiance nécessaire pour planifier sa capacité. Une règle de renouvellement évite que l'entente prenne fin ou se renouvelle par accident. Cherchez la durée initiale, le fonctionnement du renouvellement, le préavis que chaque partie doit donner, ce qui arrive aux trajets en cours à la fin, et un point de révision à mi-parcours où le prix et le volume peuvent être revus.
Les signaux d'alerte dans un projet d'entente
- Aucune définition de « à temps », ou aucun moyen de voir comment vous vous en tirez.
- Un prix qui peut changer en tout temps, sans préavis ni motif.
- Un renouvellement automatique avec un long préavis.
- La responsabilité pour les dommages ou les pertes omise, ou exclue entièrement.
- Aucun contact nommé et aucune procédure d'escalade.
- Des droits de sortie qui ne s'appliquent qu'à une seule partie.
- Des engagements de volume pour vous, sans engagement de capacité de la part de la messagerie.
Essayez un trajet avant de vous engager
Si possible, faites rouler le trajet pendant quelques semaines avant de signer pour une longue durée. Un essai montre comment la messagerie traite vos arrêts, vos plages et vos exceptions, et vous donne de vrais chiffres à inscrire dans l'entente. Sept questions à poser avant de choisir une messagerie suggère comment en mener un.
Ce que couvre une entente avec recourier.ca
Sur la page des trajets dédiés, recourier.ca énumère ce que couvre une entente à long terme, pour que vous la voyiez noir sur blanc avant de vous engager :
- Le trajet : point de ramassage, arrêts et territoire de livraison.
- Les jours de la semaine et les plages de livraison.
- Les exigences de manutention pour ce que vous transportez.
- Le volume attendu, et le traitement des arrêts supplémentaires et des périodes de pointe.
- La structure tarifaire et la facturation.
- La durée, le renouvellement et le préavis, pour les deux parties.
- Le suivi, la confirmation par photo et les rapports.
- Votre contact à la répartition, et ce qui se passe quand quelque chose tourne mal.
Questions fréquentes
Que doit contenir une entente de service de messagerie?
Au minimum : la portée du travail, les niveaux de service et leur mesure, la structure tarifaire et la façon dont elle peut changer, les ententes sur le volume et les pointes, qui est responsable des dommages, des pertes et des retards, la durée, le renouvellement et le préavis, ainsi que la façon dont vous verrez les preuves et les rapports.
Quelle devrait être la durée d'un contrat de livraison?
Il n'y a pas de durée type. Adaptez-la à la stabilité de votre volume. Une durée plus longue convient à un volume stable et peut soutenir un meilleur prix. Demandez un point de révision à mi-parcours pour ajuster le prix et le volume.
Puis-je modifier le trajet pendant le contrat?
Vous devriez pouvoir le faire. Demandez comment les changements sont demandés, quel préavis est requis et si un changement influe sur le prix.
Ai-je besoin d'un avocat pour réviser une entente de messagerie?
C'est une bonne idée avant de signer tout engagement de plusieurs mois. Cette liste de contrôle vous aide à poser les bonnes questions, mais ce n'est pas un avis juridique.
Quelle est la différence entre une entente de service et une soumission?
Une soumission fixe un prix pour un mandat. Une entente établit les conditions d'une relation continue : le travail, les niveaux de service, la structure tarifaire dans le temps et ce qui se passe quand quelque chose tourne mal.
Dites-nous votre trajet, votre volume et le moment de vos pointes, et nous vous présenterons une structure d'entente à long terme que vous pourrez examiner noir sur blanc.